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       プライバシーポリシー / 個人情報保護方針

 「個人情報保護法」施行にともなう
 清風南海高等学校同窓会「金剛会」会員の個人情報管理についての指針


(1) 主旨
 本会は、本会の活動目的である会員相互の新睦を図り、母校の教育活動および関連諸活動を支援するため、本会所属会員の氏名・住所・電話番号等の個人情報を収集、管理、利用する。

(2) 利用目的
 会員の個人情報を収集し、利用する目的は、以下のとおり。
本会役員会・事務局と会員との連絡・告知・広報等に利用する。
会員相互の親睦を図り、互いに連絡を取り合うことを可能にする。
本会の主要な事業のうち、名簿出版事業において、会員の氏名・住所・電話・最終学歴・勤務先・電子メールアドレス等連絡先その他を収集・掲載する。
本会の主要な事業のうち、会報発行事業において、会員に対し会報の郵送に利用する。
役員会にて決定・承認された募金事業等への協力要請等に利用する。
その他、本会の目的を達成するため、役員会にて決定・承認された各種事業・行事等に利用する。

(3) 情報の項目
 本会が収集・管理する会員の個人情報の項目は、以下のとおり。
氏名(現姓名、旧姓名)およびそのふりがな
性別、生年月日
現住所、郵便番号
勤務先名、勤務先住所・郵便番号、勤務先電話番号、FAX番号
自宅電話番号および携帯電話番号
電子メールアドレス
卒業年度、卒業学科、最終在籍時の所属クラス
在学時の所属クラブ
独自の会員管理番号
最終学歴
その他、役員会にて決定・承認された項目

(4) 収集方法・手段等
会員の個人情報の収集にあたっては、原則として、封書・ハガキ等郵送物またはインターネットのホームページにより行う。
口頭・電話による情報の収集は、原則として行わない。ただし、既に封書・ハガキまたはインターネットのホームページで収集された情報等の内容を確認する必要がある場合は、この限りでない。
会員本人の申し出により、止むを得ず、口頭または電話で情報を伝達された場合は、速やかに文書にし、事務局長またはその代理者の確認のうえ、正規の情報として扱う。
その他、情報の収集においては、その都度、目的・方法等につき事務局で文案を作成し、役員会の承認を得るものとする。
前項役員会で承認された情報収集の目的・方法等については、すみやかに文書またはホームページ等で、全会員に対して公表するものとする。

(5) 情報の管理について
 本会役員会は、本会が保有する会員の個人情報に関して、できるかぎり正確・最新であるよう努めるとともに、厳重に管理するため、会長を情報管理最高責任者とし、その下に情報管理責任者1名(総務が兼任する)を置く。情報管理責任者は、情報管理者補佐(若干名)および情報管理作業者(若干名)を指名することができる。ただし、情報管理作業者は、外部委託することができる。以上のすべての情報管理関係者および会長から指名されたその他の委員により、情報管理委員会を構成し、年2回定例会を開催し、緊急の場合は、情報管理責任者が随時、招集することができる。情報管理の方法等詳細については、情報管理委員会が決定し、役員会に報告するものとする。

(6) 収集された情報の訂正・削除について
 会員は、いかなる場合も本人の意思により、本会に対し、いつでも本人に関する情報利用の中止を求めることができる。また、本人の申し出により、本人に関する情報の修正・削除を求めることができる。ただし、利用中止および情報の修正・削除を希望する場合は、下記の要件を満たすものとする。
本人が確認できること(免許証の提示等またはそれに準ずる方法)
申し出に主旨・内容を文書にて明示すること(別途書式またはそれに準ずる文書)
ホームページ上の機能を利用して、前項 ↓△鯔たすものを含む
 情報の利用を再開始し、削除を取り消し(再登録)、修正することは、いつでも何度でも可能とする。ただし、情報の再修正等については、事務作業等の時間につき、一定の期間を要することを妨げない。なお、正当な理由なく、本会の事務を滞らせ、混乱させるような短期間における頻繁な修正要求等については、総務の判断で、受付を拒否することができる。なお、情報の更新、情報削除の取り消し(再登録)等については、一定の条件のもと、別途役員会で定める所定の事務手続き手数料を徴収することができる。

(7) 会員個人の権利
 すべての会員は、前項にさだめる他、以下の権利を保有する。
本人の情報について、開示を求めることができる。
本人の了承なく、本規定に記載がなく、事前に会報・ホームページに公表されていない目的で情報を流用・転用された場合、本会情報管理委員会に苦情を申し出ることができる。
その他、本人の情報に関する取り扱い等について、本会情報管理委員会に苦情を申し出ることができる。
なお、本会情報管理委員会は、苦情受付窓口を設置し、全会員に対して連絡先を公表する。

(8) 罰則
 本会会員が、他の会員のID・パスワードを盗み、または他の手段で本人になりすましてその情報を取得する等、不正アクセス防止法および個人情報保護法に抵触する行為を行った場合は、法律的処罰の有無にかかわりなく、役員会の決定により本会を除名処分とすることができる。また、正当な理由なく、本会の総務に混乱をおこさせ、本会の事業・会の目的達成を妨げると役員会が認める場合は、3年未満の会員資格の停止を命じることができる。複数回の違反行為や悪質な場合は、本会を除名処分とすることができる。

補足事項
1. 情報管理作業業者として株式会社廣済堂をこれにあてる。
2. 苦情受付窓口は会長がこれを兼務する。
3. 苦情相談窓口連絡先
   金剛会ホームページの「お問合わせ」にて承ります。

以上


平成17年5月7日 清風南海高等学校同窓会金剛会常任役員会承認議決




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